Os contratos de prestação de serviços fazem parte da rotina de todos os estabelecimentos de ensino e são essenciais tanto para se definir os termos da relação entre escola e famílias e garantir o adimplementos das parcelas da anuidade escolar. Uma administração eficiente envolve, necessariamente, uma boa gestão desses documentos.
O desenvolvimento tecnológico colocou à disposição dos gestores educacionais alguns recursos que podem facilitar as rotinas administrativas. Uma delas é a utilização da assinatura e dos documentos eletrônicos, que economiza tempo, dinheiro e organiza o fluxo de assinatura dos contratos pelos pais e escola.
Contratos gerados e arquivados digitalmente são seguros quando elaborados e gerenciados por profissionais especializados, sendo localizados com mais facilidade e, ainda, poupam recursos ao meio ambiente.
Apesar das facilidades apontadas, a assinatura eletrônica de contratos suscita muitas dúvidas, principalmente no que diz respeito à sua validade em termos jurídicos. Ao longo deste post, vamos esclarecer algumas das principais questões em relação a essa forma tecnológica de selar um acordo.
A adesão às assinaturas por meios digitais agiliza o fechamento de contrato
A época de matrículas, normalmente, é uma das mais atribuladas para as instituições de ensino. Entre receber documentos, esclarecer dúvidas e finalizar processos, é importante, ainda, oferecer um atendimento rápido, que não se perca em burocracias e provoque a perda de uma oportunidade de negócio.
Ao disponibilizar o contrato para assinatura eletrônica, o responsável pelo aluno irá receber o documento no e-mail e assiná-lo em poucos clicks. O processo pode ser automatizado por meio de uma plataforma segura, garantindo uma experiência positiva para o cliente e contribuindo para a produtividade da equipe administrativa, que terá mais tempo disponível para focar na captação e na retenção de alunos.
Uma vez assinado eletronicamente, o responsável pelo aluno e a Escola receberão uma via do contrato por e-mail, podendo consultá-lo sempre que necessário.
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A assinatura eletrônica dispensa a assinatura física
A assinatura eletrônica substitui o contrato físico, eliminando as despesas de impressão, envio e o deslocamento do responsável pelo aluno até a Escola.
Diferente de uma assinatura escaneada, a assinatura eletrônica garante a autenticidade e, por isso, é reconhecida pelos juízes como equivalente a uma assinatura à caneta. Algumas escolas enviam os contratos para os signatários solicitando que sejam impressos, assinados, digitalizados e reenviados. A digitalização de uma assinatura manuscrita não tem qualquer valor legal, por inexistir a garantia de autenticidade.
A assinatura eletrônica de contratos possui validade jurídica
Quando o assunto é documentos e assinaturas eletrônicas, a principal dúvida gira em torno da validade dos mesmos diante da lei. Para acompanhar a inquestionável digitalização de processos, as normas jurídicas evoluíram e passaram a reconhecer a assinatura eletrônica de contrato, certidões e declarações.
A legalização oficial no Brasil veio com a Medida Provisória nº 2.200-2, que também instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Esse órgão definiu parâmetros para a utilização desse tipo de assinatura, que é viabilizada por meio de plataformas que recorrem à criptografia para garantir a segurança da operação.
É a ICP-Brasil que também emite certificados digitais que servem como identificação virtual de pessoas físicas e jurídicas.
Os contratos com assinatura eletrônica devem obedecer às regras dos negócios jurídicos
Mesmo celebrados por meio de meios eletrônicos, os contratos devem seguir determinadas regras para serem considerados válidos. A primeira delas é a autenticidade, ou seja, o documento e a assinatura precisam contar com elementos que possibilitem a sua verificação. Nesse caso, a criptografia é esse recurso.
Outro requisito essencial é a tempestividade, que comprova a compatibilidade tecnológica do documento. Nesse caso, um carimbo de tempo é utilizado para confirmar o dia e a hora em que a assinatura foi concedida.
Além disso, a validade jurídica depende também da integridade do contrato e da forma como foi assinado, garantindo que não foi e nem poderá ser alterado ou adulterado de qualquer forma.
Existem dois tipos de assinatura por meios digitais
Um documento pode contar com uma assinatura eletrônica ou com uma assinatura digital. Os dois tipos são juridicamente reconhecidos, mas contam com algumas características diferentes.
A assinatura eletrônica equivale a uma assinatura física comum, de próprio punho e sem reconhecimento em cartório. Por outro lado, a chamada assinatura digital tem o mesmo valor que uma firma reconhecida em cartório.
Para contratos de prestação de serviço, as assinaturas eletrônicas são perfeitamente aplicáveis, uma vez que garantem a concordância das partes com os termos; seguras, devido ao uso de criptografia; e válidas juridicamente.
Contratar um serviço de contabilidade e advocacia virtual simplifica o processo
Para aderir à coleta eletrônica de assinaturas de contratos, é preciso ter acesso a uma plataforma idônea, que siga as diretrizes da ICP-Brasil. Além disso, a contratação de uma assessoria contábil e jurídica vai garantir que tanto a redação dos documentos quanto a adequação deles ao meio digital sejam cuidadosamente concretizadas.
Recorrer a um serviço de contabilidade e advocacia virtual especializados em gestão educacional torna esse processo de adesão mais simples e confiável. A prestação da assessoria por meio de meios digitais proporciona respostas mais céleres, assim como a resolução de problemas que possam estar relacionados com os contratos e as assinaturas.
O conhecimento jurídico do profissional e da equipe envolvida na assessoria fará toda a diferença, contribuindo para a agilidade dos processos administrativos e, ao mesmo tempo, protegendo os interesses do estabelecimento de ensino e dos seus clientes.
Resumo: A assinatura eletrônica agiliza o processo de matrícula, elimina papelada e tem validade jurídica no Brasil, conforme a MP nº 2.200-2. É segura, reconhecida por lei e permite que pais assinem contratos de forma rápida, sem sair de casa. Existem dois tipos: eletrônica (simples e válida para contratos escolares) e digital (com certificado ICP-Brasil). Para garantir segurança e conformidade, é ideal usar plataformas confiáveis e contar com assessoria jurídica especializada.
A validade jurídica da assinatura eletrônica está garantida, e falamos um pouco sobre isso ao longo deste texto. Quer saber um pouco mais sobre esse tipo de firma e como funciona o reconhecimento? Veja outro artigo sobre o assunto sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica!
Assinatura eletrônica tem validade jurídica em contratos escolares?
Sim. A assinatura eletrônica é reconhecida legalmente no Brasil desde a Medida Provisória nº 2.200-2, que criou a ICP-Brasil. Ela garante autenticidade, integridade e segurança aos contratos escolares firmados por meios digitais.
Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
A assinatura eletrônica equivale à assinatura comum feita de próprio punho, sem firma reconhecida. Já a assinatura digital possui o mesmo valor jurídico de uma firma reconhecida em cartório, pois utiliza um certificado digital emitido pela ICP-Brasil.
É necessário imprimir e escanear o contrato assinado eletronicamente?
Não. A assinatura eletrônica elimina a necessidade de impressão, escaneamento ou envio físico. O processo é 100% digital e legalmente válido, desde que realizado por uma plataforma segura e adequada.
Assinatura eletrônica substitui a assinatura física em contratos escolares?
Sim. Quando feita de forma correta, por meio de plataformas que utilizam criptografia e seguem as normas da ICP-Brasil, a assinatura eletrônica substitui totalmente a assinatura física, inclusive nos contratos escolares.
Quais cuidados devem ser tomados ao usar assinatura eletrônica?
É essencial garantir que a plataforma utilizada siga os padrões da ICP-Brasil, utilize criptografia, registre carimbo de tempo e assegure a integridade do documento. Além disso, recomenda-se contar com apoio jurídico especializado para validar os termos dos contratos.
Escolas podem automatizar o envio e coleta de contratos com assinatura eletrônica?
Sim. Existem plataformas que permitem a automação completa desse processo, otimizando o tempo da equipe administrativa e oferecendo uma experiência mais ágil e segura para pais e responsáveis.
Por que contratar assessoria jurídica e contábil para implementar assinatura eletrônica?
Uma assessoria especializada garante que os contratos estejam juridicamente corretos e adaptados ao meio digital, além de facilitar a escolha da melhor tecnologia e resolver dúvidas relacionadas à legislação aplicável.