Todo gestor escolar sabe que a realização de eventos escolares enriquece a experiência educativa dos alunos, aproxima as famílias e estimula os profissionais da instituição. Para que esses momentos de aprendizado, cooperação, convívio e até mesmo descontração aconteçam da melhor forma possível, é preciso adotar algumas medidas.
Seminários, gincanas, encontros, formações e qualquer outro tipo de atividade precisam ser planejados cuidadosamente e com antecipação. Dessa forma, há tempo suficiente para elaborar a proposta, enquadrá-la na visão da escola, no calendário e incluí-la no orçamento.
Caso o evento não ocorra nas instalações da escola, uma das ações necessárias é encontrar um local adequado para a realização do mesmo. Nesse processo, o contrato de locação é um documento fundamental. Confira, neste artigo, tudo que você deve saber sobre esse acordo essencial.
O que não pode faltar no contrato de locação de espaço
Todos os contratos de eventos e festas, escolares ou não, contam com alguns pontos em comum. Essas informações devem estar explícitas no documento para se garantir um acordo justo para ambas as partes e uma resolução objetiva em caso de problemas.
A formalidade, mesmo para atividades mais simples, com locação de espaços menores, não deve ser dispensada.
Antes de assinar qualquer contrato, o gestor deve, além de discutir os pormenores da locação, ler atentamente as cláusulas do documento. Abaixo, você vai conferir os pontos mais importantes desse tipo de acordo e por que eles não devem passar despercebidos.
Especificação da capacidade máxima
Ao escolher o local para fazer um evento, o gestor, certamente, leva em consideração o número de participantes e a capacidade máxima do lugar. Esse ajuste é essencial para o planejamento, a segurança e o conforto de todos aqueles que estiverem envolvidos.
No contrato, ao especificar quantas pessoas o espaço comporta, a empresa contratada garante que a sua estrutura física é compatível com a expectativa do contratante, nesse caso, a escola.
O registro dessa informação, além de ser extremamente importante para questões logísticas, serve como prova para o caso de algo não sair como o esperado. Por exemplo: a contratada pode afirmar que, no salão, cabem até 250 pessoas, mas, na verdade, o espaço só consegue comportar 200 convidados, o que poderá causar grandes constrangimentos.
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Descrição da estrutura completa que está sendo contratada
Assim como é primordial delimitar a capacidade máxima, todos os espaços que estão incluídos na contratação do serviço devem ser listados. No caso de um auditório, com quais áreas a escola vai poder contar pelo preço que estiver pagando? Normalmente, a sala principal, um hall de entrada, os banheiros e uma sala nos bastidores.
Caso exista um estacionamento disponível, ele deve constar nessa listagem também, inclusive o número de vagas destinadas para os participantes do evento. Dessa forma, não haverá desentendimento quanto aos locais que vão poder ser usados e a escola estará precavida caso alguma área prevista contratualmente não seja disponibilizada.
Equipamentos e materiais que estão incluídos no serviço
Um ponto que rende muitos litígios entre contratantes e contratadas são os equipamentos e outros materiais que estão incluídos no preço de locação do espaço. O contrato deve ser claro em relação ao uso de mesas, cadeiras, suportes, extensões, microfones, projetores, luzes, computadores ou aparelhos de som.
Se utensílios desse tipo só puderem ser utilizados mediante o pagamento de uma taxa extra, o valor deve constar no contrato sem qualquer intuito de induzir o contratante em erro.
Também é fundamental que a lista dos equipamentos inclua o estado de cada um deles. Dessa forma, qualquer problema ou falha preexistente em algum aparelho já estará sinalizado e a escola poderá se defender de qualquer acusação infundada.
Detalhes acerca do pagamento
Tudo o que for acordado a respeito do pagamento deve ficar registrado no contrato, mesmo que as condições sejam especiais e que haja alguma flexibilidade. É bastante comum que o espaço exija o pagamento de um sinal para selar o compromisso. O valor costuma corresponder à metade do valor total do contrato.
O restante pode ser acertado tanto poucos dias antes do evento, no dia ou até mesmo depois. Independentemente da data e da forma de pagamento, tudo deve constar no contrato e sem margens para outras interpretações. Não se esqueça, ainda, de exigir recibo datado por qualquer valor pago, pois se trata de um comprovante importante.
Informações sobre cancelamento
Assim como em qualquer outro tipo de contrato, as cláusulas acerca do cancelamento são fundamentais. O texto deve estabelecer, de uma forma bastante clara, quais são os prazos, as condições e as multas envolvidas, caso o evento não possa ser realizado.
Nesse ponto, é importante ter bastante atenção, especialmente à cláusula penal rescisória ou multa contratual. A cobrança de uma porcentagem do valor total em caso de cancelamento é legítima, no entanto, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, se ela for abusiva e colocar o contratante em desvantagem, torna-se nula.
Diante de eventuais novas ondas de pandemias, vale a pena verificar se o contrato aborda cancelamentos e/ou adiamentos por motivos de força maior. O “novo normal” acabou por mostrar a importância de um ponto que, geralmente, fica de fora desse tipo de acordo.
Resumo: O contrato de locação para eventos escolares deve incluir: capacidade máxima do local, estrutura disponível, equipamentos inclusos, condições de pagamento e regras de cancelamento. Esses itens garantem segurança jurídica, evitam imprevistos e asseguram que o evento ocorra conforme o planejado. Sempre leia atentamente as cláusulas e, se possível, conte com apoio jurídico especializado.
Informar-se adequadamente e contar com o apoio de um serviço de contabilidade e de advocacia virtuais são ações que evitam surpresas desagradáveis. Confira mais sobre o assunto em nosso post sobre como evitar multas contratuais.
Evite surpresas: tudo que sua escola precisa saber sobre contratos de locação para eventos
O que deve constar no contrato de locação para eventos escolares?
O contrato deve incluir a capacidade máxima do local, a descrição completa da estrutura física disponível, a lista de equipamentos inclusos, as condições de pagamento e as regras de cancelamento. Esses itens garantem segurança jurídica e evitam imprevistos no dia do evento.
É obrigatório especificar a capacidade do espaço no contrato de locação?
Sim. A especificação da capacidade máxima é fundamental para assegurar o conforto, a segurança dos participantes e para que a escola possa se resguardar caso o local não suporte o público previsto.
Equipamentos como microfone, projetor e mesas devem estar no contrato?
Sim. O contrato deve detalhar quais equipamentos estão inclusos no valor da locação e seu estado de conservação. Isso evita cobranças indevidas e conflitos sobre o uso de materiais durante o evento.
Quais cuidados devo ter com a cláusula de cancelamento?
A cláusula de cancelamento deve informar prazos, condições e multas aplicáveis. É importante verificar se o valor da multa está dentro dos limites legais e se há previsão para cancelamentos por motivos de força maior, como pandemias.
Posso pagar o aluguel do espaço em parcelas?
Sim, desde que essa condição esteja registrada no contrato. É comum que o pagamento seja feito em duas etapas: um sinal na assinatura e o restante antes ou após o evento. Sempre exija recibos de todos os pagamentos.
É necessário contrato mesmo para espaços pequenos ou eventos simples?
Sim. A formalização é essencial em qualquer situação. Mesmo eventos de pequeno porte exigem contrato para garantir os direitos da escola e evitar problemas legais ou operacionais.
Vale a pena ter apoio jurídico ao contratar espaços para eventos escolares?
Sim. Contar com uma assessoria jurídica especializada evita cláusulas abusivas, protege a instituição e assegura que todas as obrigações estejam legalmente equilibradas entre as partes.